Как да пишете въздействащи е-мейли

[Вени]

Писането на е-мейли изглежда толкова бързо и лесно, че всеки може да го прави без да се замисля изобщо. Но докато лекомислено го претупваме, не губим ли полезна възможност да промотраме себе си и своя бизнес? Ето няколко препоръки, които може да са ви полезни, за да направите е-мейлите си по-въздействащи и да извлечете полза от това.

1. Направете усилие да научите етикета (тези дни известен като “нетикет”), използван при писането на е-мейли. Има безброй сайтове със съвети и книги, посветени на Интернет, които ще Ви запознаят с основните неща. Може да звучи пресилено да влагаш такова значение на социалните учтивости при положение, че общуването по Интернет е в своята основа напълно неформално. Но дали ни харесва или не, много хора взимат насериозно онлайн етикета. Така че, ако пишете делови е-мейли, трябва да имате предвид, че е възможно получателят да е един от тези хора.

2. Никога не изпращайте и по възможност дори не се опитвайте да пишете е-мейл, когато сте гневни, разстроени, пияни или иначе казано извън контрол! Ако сте имали разгорещен разговор с някого по телефона, понякога е възможно да говорите празни приказки. Но при е-мейлите, щом натиснете “Изпрати”, каквото и да сте написали си е там, като издълбано върху камък за толкова време, за колкото получателят реши, че иска да го притежава. Старата поговорка “преброй до 10” преди да отговориш не може да е по-актуална отколкото тук. Изпращайте гневни е-мейли само, ако можете да приемете или наистина не се интересувате от последващите чувства на получателя и от възможните последствия за вас!

3. Нещо, за което може би не сте помислили е, че е полезно да се обмисли внимателно времето, по което да изпратите своя е-мейл. Като за начало винаги е добра идея да избягвате да пращате е-мейли в понеделник сутрин, когато всички бързат, или в петъчната следобедна летаргия. Освен това е-мейлите, който се изпращат до компаниите през уикенда се изгубват някъде в киберпространството. Още повече, ако получателят разбере, че пращате е-мейлите в неделя или късно вечер, може да реши, че е удачно да Ви безпокои по същото време за бизнес разговори. Въпреки че смятате за хубаво да впечатлите клиента, че работите по всяко време, колегите Ви няма да са на същото мнение, когато този клиент им се обади по телефона посред нощ.

4. Тъй като всеки в един или друг момент се оказва инфектиран с компютърен вирус, хората разбираемо се предпазливи относно прикачените файлове. Не изпращайте прикачени файлове на хора, които не познавате добре и съответно не отваряйте такива от податели, които не познавате добре. И въпреки това, някои съвременни вируси и червеи се клонират и прикачват върху оригинални е-мейл адреси, така че дори е-мейл, който претендира да е от познат човек, може да е инфектиран. Когато се опасявате, че това е възможно, се свързвайте предварително с получателя и се уверете, че той ще е съгласен да приеме прикачения файл.

5. Оформлението на е-мейла е нещо, на което малко хора обръщат внимание, особено, ако системата им използва само текст. Но, дори и в един обикновен текст, леко оформление може да способства за вниманието, което ще бъде отделено на прочитането му. Най-вече трябва да избягвате да пишете е-мейли, които се разпростират върху целия екран. Те са много трудни за четене и трудно се вижда правилно всичко под формата на текст, получателят може да се наложи да сменя шрифтовете. Най-безопасният формат е да се използват редове с по не повече от 65 знака не всеки. Това е удобно, работи навсякъде и прави е-мейла по-лесен за възприемане визуално.

6. Темата на е-мейла трябва да е фокусирана върху съдържанието, за да привлече вниманието на получателя. Най-добрият начин да постигнете това е да включите в заглавието някаква полза, която ще се получи от прочитането на писмото. Например ако пишете е-мейл за проектен бюджет, който е преизчислен за по-ниска сума, вместо да го озаглавите “Проектът Х – преразгледани цени” напишете “Проектът Х – цените се намаляват се намаляват с ХХ%”. Ако няма конкретна изгода, която да вмъкнете в заглавието, пробвайте да го оформите по интересен и интригуващ начин. Също избягвайте думите, които често се прихващат като спам от филтрите като “безплатен”, “абонирайте се” и т.н.

7. Онлайн комуникацията трябва да е стегната и ясна, най-вече защото екранът е не много приятен фон за четене за очите на повечето хора. При е-мейлите трябва да пристъпвате директно към въпроса и да се придържате към него. Някой, който получава десетки е-мейли всеки ден няма време да се запознава с обширен увод. Ако изказвате същността на въпроса сбито, ще избегнете неблагоприятната съдба писмото да бъде изтрито.

8. Колкото се отнася до стила на писане, тук повече отколкото по който и да е друг начин на комуникация е важно и полезно да пишете на езика, на който хората говорят. Е-мейлът ще стане по-ясен и сбит, ако оставите настрана всички ненужни прилагателни и наречия. Изреченията трябва да са кратки и да изказват само по една основна идея или мисъл. Параграфите не трябва да съдържат по повече от 6 изречения – по-малко – може. И, ако посочвате повече от 2 артикула, използвайте номерация или точки.

9. Ако пишете делови е-мейли, използвайте добре възможностите за подпис след името си. Изненадващо много хора не използват този инструмент правилно – и все пак то е една чудесна възможност да напишете някоя и друга дума за промоциите. Тъй като подписът излиза в края на е-мейла, получателите няма да се подразнят от него. А при условие, че съдържа полезна информация за контакт, ще бъде възприет като полезно допълнение към съобщението.